word「アウトライン表示」を活用しよう!②

20191122日(金)
こんにちは。火曜11:00 - 13:00 と 金曜13:00 - 15:00 にLALAデスクを担当している、林です(音楽学専門)。

前回の記事
では、wordの「アウトライン表示」機能の基本的な使い方についてご紹介しました。
今回は、wordのアウトライン表示で作った文章を、どのように powerpoint へ応用するかを紹介します。



1:wordでアウトラインを作る

 
前回の記事のように、もともとアウトライン表示で文章作成をしてしまうと楽です。
その際、大見出し=スライドタイトルをレベル1、地の文をレベル2以降で作っておくと、スライドへの反映がスムーズになります。

→注意!
・元の文章をアウトラインで作成していない場合は、スライドに含める任意のテキストには、見出しの書式を適用する必要があります。 標準スタイルを適用した場合、そのテキストは Word から PowerPoint に送られません。


2:保存してwordを閉じる


 「名前をつけて保存」から、保存形式を「リッチテキスト形式 (.rft)」で保存します(macOSではリッチテキスト形式で保存しないとPowerpointにインポートされません)。




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3:Powerpointを開き、インポートする


 空白のパワーポイント(新しいプレゼンテーション)を開いたら、「新しいスライド」の▼タブから、「アウトライン表示(バージョンによってはアウトラインからスライド)」を選びます。



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ファイルの選択画面になるので、先ほどリッチテキスト形式で保存しておいたファイルを選択すると、

スライドの中に、アウトラインで作った構成が反映されます!




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スライドのデザインは後から調整するにしても、はじめからタイトルや内容が書き込まれていれば、構成を一目で確認する事ができます。

スライドを使用したプレゼンテーションの準備は「長期戦」です。
実際にパワーポイントを開く際には、迷わずに作業を進められる道筋をつけておきたいですね。
もちろん、自分にあった方法が一番ですが、まだ試していない方はぜひ試してみてください!

word「アウトライン表示」を活用しよう! ①

20191025日(金)
こんにちは、(火) 11:00 - 13:00 と (金) 13:00 - 15:00 のLALAデスクにおります、林です(専門は音楽学)。

急に寒くなり、あっと言う間に今年も残すところ1ヶ月あまり
卒業年度の皆さんは言うまでもありませんが、その他の学生さんもゼミや学会での発表、レポートの提出など、忙しくなってくる季節です。さあやるぞ!とPCに向かっても・・・最初の1歩を始めるのがなかなか難しい(面倒な)ことも。

そんな時、スライドやリサーチペーパー等の「設計図」を立てる際に、便利なのがwordの「アウトライン表示」機能です。


1. 「アウトライン表示」画面の出し方


「アウトライン表示」は、word文書作成ページの「表示タブ」から選ぶ事が出来ます。

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また、この表示方法をやめたいときには、右端の「アウトライン表示を閉じる」をクリックすると、見慣れた印刷プレビュー表示に戻ります。(「アウトライン表示」から「印刷プレビュー表示」に戻すと、各項目の左側に■がついていますがこれは印刷されない記号です)
また、フォントや色の操作は、普通の文書と同じように、「ホーム」のタブから行う事が出来ます。


2. 便利なポイント① ストレスフリーに箇条書きが出来る


スライドでもリサーチペーパーでも、思考を組み立てる際には最初に「ブレインストーミング」を行うことが推奨されています。これは、自分がテーマについて思うこと、考えていること、知っていることを、思いつくままに文字起こししていく作業です。従って、まずは優先順位や区別をせずに同等のレベルで並べていく、つまり箇条書きの書き方が最も適しています。

wordで箇条書きをしていくと、後から間の行を抜いた場合に箇条書きの数字がずれたり、複数行にまたがる際には文頭を手動で揃えるはめになったり、といった小さなストレスが生じる事もあります。

アウトライン表示なら、最初から箇条書きの書式であるため、そのようなストレスとは無縁です。


3. 便利なポイント② 「レベル」設定で大まかな構成を決めよう


はじめにカーソルが置かれている位置は、「レベル1」の位置になっており、「レベル」の数字が上がるほど下位の入力が可能です。「レベル」は1-9までありますので、全体構成が最大9レベルまでの段階に分けることができるということになります。そこで、まず「レベル1」に最も外枠の情報を入れていきます。

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「レベル1」で全体の大きな柱が出来たら、次の枠を「レベル2」で作っていきましょう。

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「レベル」を修正したい場合も簡単です。
カーソルを修正したい文章の文頭に合わせるか、文章全体を選択して、「レベル」のタブから選び直しましょう。
修正が簡単なので、全体構成の練り直しがスムーズです。また、項目が増えてきても、「レベル」タブの下にある「+」「ー」を使うとレベルに応じて折りたたみができるため、文章の全体像を把握し直すのに便利です。


さて、次回は、このアウトライン表示を構成の段階だけではなく、スライド作成や「目次」作成にどのように役立てられるかをお話しします。

LALAデスクでは、論文やレジュメなどの構成段階でのご相談をいただく事も多いです。
1人で考えるのが難しくなった時は是非いらしてくださいね(=゚ω゚)ノ

Excelで出来る!文献管理がしやすくなる2つのポイント

20191023日(水)
こんにちは、LALAの小林です。
文献管理ソフトを使ってみたけどなんだか使いづらい、もっとシンプルに文献情報を整理したいという方にオススメなのが、Excelでの文献管理
とはいえ、すでにExcelで文献管理してるよ!という方も多いはず。
そこで、今回はExcelをもっと便利に使うポイントを二つご紹介します。

ポイント1 書誌情報を項目別に記入

項目ごとに分けておけば検索やソートが使いやすいですね。
雑誌名や訳者名、原典書誌情報など、文献の種類によってあったりなかったりする情報はいくつかまとめてしまってもいいかもしれません。
読了日や評価のセルを設定すれば、読書記録もつけられます!

ポイント2 書誌情報をまとめて表示する数式を作る

セルをコピーしてもWordに文章を貼り付けできますが、微妙な隙間を直すのは大変。
そこでお勧めしたいのが数式の設定です!
【数式の設定方法】
①新しいセルに数式>関数の挿入>CONCATNATEを選択
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②「文字列」に必要な書誌情報に該当するセル番号を入力
この時、コンマやカッコを自動的に挿入するように設定しておくと便利ですよ。
文献の種類ごとに数式を設定しておくのも良いかもしれませんね。
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③数式の設定をコピーすれば完成!

セルの右下に表示される+マークを下にドラッグすれば、数式がコピーされますよ!
完成した書誌情報をWord貼り付ける時は、貼り付け設定を「文章のみ保持」にするのがポイント。
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私はなかなかしっくりくる文献管理ソフトが見つからず、最近はこのExcelリストとEvernoteを併用中。
ネットで見つけた気になる論文はEvernoteにどんどん保存していって、読み終わったものの書誌情報を読書記録もかねてExcelに残すという使い方をしています。

Evernoteはこちらの記事で紹介しています。
また、こちらの記事ではジャニスさんが文献管理ソフトを紹介していますよ。
皆さんも自分に合う文献管理方法をさがしてみてくださいね。

【スタディハック】レジュメ作りに役立つWord小技集

20190730日(火)
こんにちは!LALAの小林です!
見やすいレジュメを作りたいけど、Wordが思ったように動かなくてイライラすることはありませんか?
そこで今回は、レジュメ作りに使えるものを中心にWordの使い方をご紹介していきます!

Q. 太字があんまり目立たない…
A. フォントを変えてみよう!
調したい箇所は見出しに使われる「ゴシック体」のフォントを使いましょう
画面上では変わらないように見えても、印刷すると違いは一目瞭然です!

Q. 文頭を揃えたいのにズレてしまう。
A. 「ぶら下げインテンド」を使おう!
小見出しをつけて項目別に内容をまとめたい時は、「ぶらさげインテンド」設定がオススメ!
【やりかた】
① 文頭を揃えたい箇所を選択
② ルーラーの△部分を文頭にしたい場所までスライド
※「ぶらさげインテンド」と表示されたのを確認してから動かすと◎
※ルーラーが表示されていない場合は、表示タブの「ルーラー」にチェック

③ 小見出しの後ろで[Tab]キーを押す
LALA_wordの使い方01_0

【応用】
●設定ができたら、段落全体を選択して「スタイル作成」をクリック!
ぶら下げインテンドの設定が保存されて、次の段落からはワンクリックで文頭を揃えられるようになりますよ!
●文頭を揃えたまま改行したい時は[Shift]+[Enter]


Q. 文字が多くて読みづらいきがする。
A. 「囲い」をうまく使ってみよう!
情報の種類やレベルに合わせて「囲い」を使うと、情報が構造化されて見やすくなりますよ。

【やりかた】①囲いたい部分を選択して、「スタイル作成」をクリック
②「変更」→「書式」→「罫線と囲い」を順に選択
③「囲み」をクリックして、好きな線の種類を選ぼう
④「オプション」で囲いの余白を調整。
※上下は半文字分、左右は1文字分くらいに設定すると◎
⑤ 最後にスタイル名を入れて完成!

見やすいレジュメ作るということは、情報を整理して人に伝えるということ
知識を定着させるためにも、「パッと見てわかる」ものを作るのは重要です。
スタイルやインテンドをうまく使って、より見やすいレジュメ作りにチャレンジしてみてください!



【関連LALA文庫】

●G15『伝わるデザインの基本:よい資料を作るためのレイアウトのルール 増補改訂版』紹介記事
情報整理の基本的な考え方から具体的なテクニックまでを網羅した非デザイナー向けのデザイン基礎本。見やすい資料を作るために一度は読んでおきたい一冊。
「第2章 文章と箇条書きの法則」はレジュメ作りから論文構成まで広く役に立つテクニックが満載。

●I15『Wordのムカムカ!が一瞬でなくなる使い方:文章・資料作成のストレスを最小限に!』
よくあるWordのお悩みにQ&A形式で答えていく本。文字が少なくスッキリわかる紙面デザインが魅力。
「第2章 5分で文章作成を終わらせるための基本」は、箇条書きやインテンドの設定方法が充実していて参考になる。

●I1『Wordによる論文・技術文書・レポート作成術』
わかりやすい文章作成のポイント共に、論文の作成手順に合わせたWordの使い方を紹介する本。
図解が丁寧なので、どの機能がどこにあるのか分からないという初心者にも優しい。
長い論文作成向けのテクニックが中心だが、「3.2.2 文書を構造化する(p.20~)」「5.5.1 レイアウト・デザインの変更とスタイル設定(p.49~)」などはレジュメ作りにも参考になる。


【スタディハック】クラウドメモを活用しよう!

20190604日(火)
こんにちは! LALAの小林です。
今回は日々の勉強に使えるクライドメモサービスをご紹介します。

クラウド対応メモサービスとは?
インターネット上にメモを保存するサービス。
パソコンやスマホなど複数の端末から閲覧・編集ができるのが便利!

クラウド対応メモサービスにはたくさん種類があるのですが、
その中から勉強に役立つ独自の機能をもったメモサービスを2つご紹介します。

Evernote

クラウドメモサービスの定番。ワード感覚で使えるシンプルなインターフェースと、一覧性が高く整理しやすいノートブック機能で安定した人気を誇っています。
・デスクトップ用アプリとスマホ用アプリあり
・無料版は台数制限あり(2台まで)

⭐️注目機能

Evernote Webclipper
Evernoteは情報収拾能力が最強!Webclipper機能を使って、閲覧しているHPのスクリーンショットやPDFを直接Evernoteに保存することができます
Ciniiで見つけた論文のPDFをいちいちパソコンにダウンロードする必要なし!その場でフォルダ分けして保存できる上に、Evernote上でPDFの閲覧・編集もできるので、論文を一元的に管理できます。
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Dropbox Paper

クラウドストレージサービスDropboxが提供するメモサービス。ノートの共有に特化した機能が充実。作業スケジュールのガントチャートの作成や、タスクの割り振りが簡単にできるのが魅力。
・PCからはWebサイトでの閲覧のみ。スマホ用アプリあり。
・Dropboxアカウント(無料)を持っていればそのまま使える。

⭐️注目機能

目次の自動作成機能
Dropbox Paperでは、見出しのレベルごとに自動で目次を作成してくれます。
長くなりがちな議事録や研究ノートも、目次があればすぐに目的の項目までジャンプすることができます。
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プレゼンモード
仲間内で簡単にプレゼンがしたいなら、プレゼンモードがオススメ。
プレゼンモードを選択するだけで、ノートをスライド形式で表示することができます。
レジュメとスライドを一気に作れるので、時短にも◎!
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↓ボタンを押すとプレゼン用画面へ
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いかがでしたか?
アナログノートもいいけど、こういう便利な機能のあるデジタルノートもいいですよね。
日々のメモや情報の管理にクラウドメモサービスを是非使ってみてください!