word「アウトライン表示」を活用しよう!②

20191122日(金)
こんにちは。火曜11:00 - 13:00 と 金曜13:00 - 15:00 にLALAデスクを担当している、林です(音楽学専門)。

前回の記事
では、wordの「アウトライン表示」機能の基本的な使い方についてご紹介しました。
今回は、wordのアウトライン表示で作った文章を、どのように powerpoint へ応用するかを紹介します。



1:wordでアウトラインを作る

 
前回の記事のように、もともとアウトライン表示で文章作成をしてしまうと楽です。
その際、大見出し=スライドタイトルをレベル1、地の文をレベル2以降で作っておくと、スライドへの反映がスムーズになります。

→注意!
・元の文章をアウトラインで作成していない場合は、スライドに含める任意のテキストには、見出しの書式を適用する必要があります。 標準スタイルを適用した場合、そのテキストは Word から PowerPoint に送られません。


2:保存してwordを閉じる


 「名前をつけて保存」から、保存形式を「リッチテキスト形式 (.rft)」で保存します(macOSではリッチテキスト形式で保存しないとPowerpointにインポートされません)。




1_20191122135002c93.png






3:Powerpointを開き、インポートする


 空白のパワーポイント(新しいプレゼンテーション)を開いたら、「新しいスライド」の▼タブから、「アウトライン表示(バージョンによってはアウトラインからスライド)」を選びます。



2_201911221350031d7.png





ファイルの選択画面になるので、先ほどリッチテキスト形式で保存しておいたファイルを選択すると、

スライドの中に、アウトラインで作った構成が反映されます!




3_2019112213500597a.png





スライドのデザインは後から調整するにしても、はじめからタイトルや内容が書き込まれていれば、構成を一目で確認する事ができます。

スライドを使用したプレゼンテーションの準備は「長期戦」です。
実際にパワーポイントを開く際には、迷わずに作業を進められる道筋をつけておきたいですね。
もちろん、自分にあった方法が一番ですが、まだ試していない方はぜひ試してみてください!

word「アウトライン表示」を活用しよう! ①

20191025日(金)
こんにちは、(火) 11:00 - 13:00 と (金) 13:00 - 15:00 のLALAデスクにおります、林です(専門は音楽学)。

急に寒くなり、あっと言う間に今年も残すところ1ヶ月あまり
卒業年度の皆さんは言うまでもありませんが、その他の学生さんもゼミや学会での発表、レポートの提出など、忙しくなってくる季節です。さあやるぞ!とPCに向かっても・・・最初の1歩を始めるのがなかなか難しい(面倒な)ことも。

そんな時、スライドやリサーチペーパー等の「設計図」を立てる際に、便利なのがwordの「アウトライン表示」機能です。


1. 「アウトライン表示」画面の出し方


「アウトライン表示」は、word文書作成ページの「表示タブ」から選ぶ事が出来ます。

1_201910251433376fa.png


また、この表示方法をやめたいときには、右端の「アウトライン表示を閉じる」をクリックすると、見慣れた印刷プレビュー表示に戻ります。(「アウトライン表示」から「印刷プレビュー表示」に戻すと、各項目の左側に■がついていますがこれは印刷されない記号です)
また、フォントや色の操作は、普通の文書と同じように、「ホーム」のタブから行う事が出来ます。


2. 便利なポイント① ストレスフリーに箇条書きが出来る


スライドでもリサーチペーパーでも、思考を組み立てる際には最初に「ブレインストーミング」を行うことが推奨されています。これは、自分がテーマについて思うこと、考えていること、知っていることを、思いつくままに文字起こししていく作業です。従って、まずは優先順位や区別をせずに同等のレベルで並べていく、つまり箇条書きの書き方が最も適しています。

wordで箇条書きをしていくと、後から間の行を抜いた場合に箇条書きの数字がずれたり、複数行にまたがる際には文頭を手動で揃えるはめになったり、といった小さなストレスが生じる事もあります。

アウトライン表示なら、最初から箇条書きの書式であるため、そのようなストレスとは無縁です。


3. 便利なポイント② 「レベル」設定で大まかな構成を決めよう


はじめにカーソルが置かれている位置は、「レベル1」の位置になっており、「レベル」の数字が上がるほど下位の入力が可能です。「レベル」は1-9までありますので、全体構成が最大9レベルまでの段階に分けることができるということになります。そこで、まず「レベル1」に最も外枠の情報を入れていきます。

2.png
「レベル1」で全体の大きな柱が出来たら、次の枠を「レベル2」で作っていきましょう。

3_2019102514464785c.png
「レベル」を修正したい場合も簡単です。
カーソルを修正したい文章の文頭に合わせるか、文章全体を選択して、「レベル」のタブから選び直しましょう。
修正が簡単なので、全体構成の練り直しがスムーズです。また、項目が増えてきても、「レベル」タブの下にある「+」「ー」を使うとレベルに応じて折りたたみができるため、文章の全体像を把握し直すのに便利です。


さて、次回は、このアウトライン表示を構成の段階だけではなく、スライド作成や「目次」作成にどのように役立てられるかをお話しします。

LALAデスクでは、論文やレジュメなどの構成段階でのご相談をいただく事も多いです。
1人で考えるのが難しくなった時は是非いらしてくださいね(=゚ω゚)ノ

【スタディハック】レジュメ作りに役立つWord小技集

20190730日(火)
こんにちは!LALAの小林です!
見やすいレジュメを作りたいけど、Wordが思ったように動かなくてイライラすることはありませんか?
そこで今回は、レジュメ作りに使えるものを中心にWordの使い方をご紹介していきます!

Q. 太字があんまり目立たない…
A. フォントを変えてみよう!
調したい箇所は見出しに使われる「ゴシック体」のフォントを使いましょう
画面上では変わらないように見えても、印刷すると違いは一目瞭然です!

Q. 文頭を揃えたいのにズレてしまう。
A. 「ぶら下げインテンド」を使おう!
小見出しをつけて項目別に内容をまとめたい時は、「ぶらさげインテンド」設定がオススメ!
【やりかた】
① 文頭を揃えたい箇所を選択
② ルーラーの△部分を文頭にしたい場所までスライド
※「ぶらさげインテンド」と表示されたのを確認してから動かすと◎
※ルーラーが表示されていない場合は、表示タブの「ルーラー」にチェック

③ 小見出しの後ろで[Tab]キーを押す
LALA_wordの使い方01_0

【応用】
●設定ができたら、段落全体を選択して「スタイル作成」をクリック!
ぶら下げインテンドの設定が保存されて、次の段落からはワンクリックで文頭を揃えられるようになりますよ!
●文頭を揃えたまま改行したい時は[Shift]+[Enter]


Q. 文字が多くて読みづらいきがする。
A. 「囲い」をうまく使ってみよう!
情報の種類やレベルに合わせて「囲い」を使うと、情報が構造化されて見やすくなりますよ。

【やりかた】①囲いたい部分を選択して、「スタイル作成」をクリック
②「変更」→「書式」→「罫線と囲い」を順に選択
③「囲み」をクリックして、好きな線の種類を選ぼう
④「オプション」で囲いの余白を調整。
※上下は半文字分、左右は1文字分くらいに設定すると◎
⑤ 最後にスタイル名を入れて完成!

見やすいレジュメ作るということは、情報を整理して人に伝えるということ
知識を定着させるためにも、「パッと見てわかる」ものを作るのは重要です。
スタイルやインテンドをうまく使って、より見やすいレジュメ作りにチャレンジしてみてください!



【関連LALA文庫】

●G15『伝わるデザインの基本:よい資料を作るためのレイアウトのルール 増補改訂版』紹介記事
情報整理の基本的な考え方から具体的なテクニックまでを網羅した非デザイナー向けのデザイン基礎本。見やすい資料を作るために一度は読んでおきたい一冊。
「第2章 文章と箇条書きの法則」はレジュメ作りから論文構成まで広く役に立つテクニックが満載。

●I15『Wordのムカムカ!が一瞬でなくなる使い方:文章・資料作成のストレスを最小限に!』
よくあるWordのお悩みにQ&A形式で答えていく本。文字が少なくスッキリわかる紙面デザインが魅力。
「第2章 5分で文章作成を終わらせるための基本」は、箇条書きやインテンドの設定方法が充実していて参考になる。

●I1『Wordによる論文・技術文書・レポート作成術』
わかりやすい文章作成のポイント共に、論文の作成手順に合わせたWordの使い方を紹介する本。
図解が丁寧なので、どの機能がどこにあるのか分からないという初心者にも優しい。
長い論文作成向けのテクニックが中心だが、「3.2.2 文書を構造化する(p.20~)」「5.5.1 レイアウト・デザインの変更とスタイル設定(p.49~)」などはレジュメ作りにも参考になる。


【スタディハック】Wordでできる!かんたん文献管理

20181226日(水)
はじめまして!
12月からLALAになった小林です。
さっそくですが、今回は参考文献管理の豆知識をご紹介します。

みなさん、参考文献はどの機能を使って「挿入」していますか?
おそらく、Wordをお使いの人のほとんどは、「注釈」機能を使っているのではないでしょうか。

注釈機能は使いやすいけど、文献情報をいちいちコピーしなきゃいけないし、参考文献リストは自分で整理しなきゃいけない。
論文が長くなって、引用する文献が増えると、ちょっと不便ですよね。
とはいえ、文献管理ソフトは難しそうで手を出しにくい…。

そんなあなたにご紹介したいのはこちら!
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「引用文献の挿入」機能~!!
なんと、文献管理ソフトのような「参考文献管理」や「文献リストの作成」がWordの中だけでできちゃうんです!



【「引用文献の挿入」機能とは】
文献情報の管理や文中への挿入、参考文献リストの作成ができます。
文献情報はすべてのWordファイルで使用可能
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※画像はWord2016年版。

*こんな人におすすめ
・ 引用する文献が多い
・ 簡単に参考文献リストを作りたい
・ 同じ文献を別の論文で繰り返し使うことがある



【使い方】
*文献を登録しよう

①「引用文献の挿入」>「新しい資料文献の追加」を選択
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②文献情報を入力→「OK」で完了
04.png



*文献情報を挿入しよう
①挿入したい場所をクリック
「引用文献の挿入」>挿入したい文献情報をクリック
※引用スタイルを変えたい場合は、「スタイル」のプルダウンリストからまとめて変更できます。
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*文献情報を整理しよう
「資料文献の整理」を選択
②使うものだけ右側のリストに残す。
※マスターリストにはWordに登録されたすべての文献情報が表示されるので、昔論文に使った文献情報を引き出すこともできますよ。
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*文献目録(参考文献リスト)を作成しよう
①挿入したい場所をクリック。
「文献目録」から見出しの種類を選択。
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[おまけ]文献を探して登録しよう
08.png

「リサーチツール」を使うと、文献の検索と登録もWordの中でできちゃいます。
ただ細かい検索式には対応していないようなので、本格的に探したいなら別の文献検索ツールを使うのがおすすめです。



Wordって思っているよりいろんなことができるんですねえ。
「引用文献の挿入」機能、みなさんも使ってみてはいかがでしょうか。

#小林

Wordの機能を知って論文を作成する④〜ページ番号の挿入(途中から)〜

20170512日(金)
4. ページ番号の挿入—ページの途中からー

研究室によって様々ですが、論文の場合には表紙と目次、参考文献にはページ番号は入れずに、序論から番号を挿入することになります。しかし、そのまま番号を挿入すると、先頭ページから番号が割り振られてしまいます。ここで手間取る方が多いようなので、しっかり覚えて効率良く行いましょう。

[セクションについて]
文書内で複数のセクションを区切ると、セクションごとに書式の設定が可能です。例えば、2〜5ページだけ余白を変えたい、二段組みにしたいなど。

[挿入の仕方]
[挿入→ページ番号]で可能です。この際、1ページ目に番号が表示されない場合があります。その際は、フッター→フッターの編集、先頭ページのみ別指定のチェックを外してください。すると、ページ番号の1が出現します。


−1−の表示がない
セク1


フッターの編集をクリック

セク2





チェックを外す
セク3



これで、この文書には先頭〜最後のページまで1〜10の番号が付いています。では、これから3〜9ページ目のみに、ページ番号を挿入します。

[セクション区切り]
まず3ページ目の頭にカーソルを置きます。
[レイアウト→改ページ→現在の位置から開始、または次のページから開始]を選択します。
次に10ページ目の頭にカーソルを置きます。
同じように[レイアウト→改ページ→現在の位置から開始、または次のページから開始]を選択します。
これでセクションの区切りが設定できました。

セク4



[表示→アウトライン]で確認してみましょう。以下のような青線が付いていれば大丈夫です。

セク4-5

では、ここからフッターも同時に使用します。
[フッター→フッターの編集]を選択します。すると、フッター・ヘッダーセクション1・2・3がでてきます。これが、先ほど行ったセクション設定で、現在1部2部3部に分かれていることになります。

セク5
セク6






フッター2にカーソルを置きます。この際、[前のフッターと同じ]のチェックを外してください。同様に、セクション3も[前のフッターと同じ]のチェックを外します。



ページ番号→書式設定を選択します。
セク7







次に、必ず開始番号にチェックをし、1にしてください。
前のセクションから継続にチェックが入っている場合、連続したページ番号になってしまいます。

セク8




すると、以下の通りページの途中から番号がつきました。
見にくいですが、先頭ページにも1、次のページからも1、2と付いています。これはセクション1と2それぞれに書式設定がなされていることを意味します。

セク8−5


ではこれから、セクション1のページ番号を外します。
同じように、[フッターの編集]を選択し、フッターのセクション1にカーソルを置きます。
[ページ番号→ページ番号の削除]を選択します。すると、以下のようにセクション1のページ番号が削除されます。
これで完成ですが、セクション3も確認してみてください。もし、セクション3にも番号が付与されている場合は、[フッターの編集→前と同じフッターのチェックを外す]か、セクション3にカーソルを置いてページ番号の削除を行ってください。

セク9




今回はフッターやセクションの意味を理解してもらうために、先にページ番号をつけた状態で行いました。慣れてきたら、以下のように簡略化して行うと良いです。

—まとめ—
ページ番号の設定(途中から)
セクションの設定→指定のセクションを選択→ページ番号をつける


4回シリーズでwordの使い方を紹介しました。この記事がみなさんのお役に立てればと思います。
わからないことや疑問があれば、いつでもLALAデスクまでお越しください。

#高山