文献管理プログラム (Citation Managers) を使ってみましょう

20190617日(月)
こんにちは、月曜日11-13時と金曜日15-17時にLALAデスクにいます、ジェンダー社会科学専攻のジャニスです。

今回は文献管理プログラムについてご紹介します。

レポートや論文を書くときは、直接引用した文献や、議論の根拠とした情報源がどこにあるのかを読者に分かるように書きます。今回ご紹介するのは、そうした情報を整理する助けとなるプログラムです。

■ 全体的な仕組み
文献管理プログラムは、自分だけにカスタマイズした文献情報のデータベースの1) 作成と 2) アクセスと 3) 利用を容易にしてくれるものです。

文献情報というのは一般書籍でいうと、タイトル、著者名、発行年、言語、出版社、発行された国・都市名、といったものです。こうした情報が数件程度であればいいのですが、大学生活を送っていくうちに、おそらくそれらは膨大な数になります。数が増えるだけならいいのですが、文献情報というのは本の形ではなく、論文はもちろんウェブサイトや公文書、映画や楽譜…と様々なかたちを取ることになる場合もあります。そうなってくると管理はいっそう難しくなります。

そこで個々人がFileMakerやMicrosoft Accessなどを使ってデータベースを構築してもいいのですが、執筆を前提とした文献などの情報管理に特化した多数のプログラムが全世界のモノを書く人たちのためにすでに用意されているのです。このように便利なものを使ってみない手はありません。

いずれのプログラムを使う場合でも、各管理組織はデータベースをインターネットからアクセス可能にしており、各ユーザが専用アカウントを使って、複数の端末から同一の(その都度最新の状態に更新された)データベースにアクセスできるように設定できるようになっています。つまり基本的な仕組みは小林さんが先日紹介されていたクラウドメモと同じです。

外出先のコンピュータを使うときはブラウザを使ってウェブサイトからアクセスし、個人所有のラップトップにはデスクトップ上にアプリケーションを常在させ、スマホ用のアプリが用意されていればそれを使う、ということができます。

■ 文献管理プログラムできること
文献管理プログラムと一口にいっても、無料・有料ともに膨大な種類があります。英語のウィキペディアでは様々なソフトの違いが比較されています。https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software

2019年6月現在、お茶大図書館ウェブサイトで紹介されているものは、RefWorks、 Mendeley、 EndNote です。
※RefWorksについて、お茶大では2019年9月で契約を中止することになっています。

わたし自身はずっとRefWorksを使ってきました。それに加えて、オフラインでも情報が管理できるものに切り替えよう思いZoteroというプログラムを使い始めたところです。

迷うほどの種類があるのですが、幸い(!)どのプログラムを選んでも、以下のことができます。
 ● 文献データベース (PubMedなどの論文データベースはもちろんOPACなど)から文献情報を入力すること
 ● 個々の文献情報をフォルダーやグループ別に分類・整理すること
 ● 文献情報に紐づけてPDFファイルを加えること
 ● Microsoft Word や同様の文書作成プログラムで様式 (styles) に合わせた文献一覧表を作成すること
 ● 自分自身のデータベースのすべて、もしくはその一部を、適切なアクセス制限を設けたうえで他のユーザと共有すること

そして何らかの事情でデータベースを移動させたり、使用するプログラムを変更したりする場合でも、たいていのプログラムは基本的な文献情報にかんして出し入れすることはそれほど難しくない作りになっています。なので気軽に使い始めてみましょう。

■ いつから使うの? −−リサーチを始めたらすぐに使い始めるのです!

論文を書く前には、調べ物をして記録を取りますよね。その時点から使い始めます。

このエントリーでは「男性性」についてレポートを書くことになった場合を考えていきます。まずは先生に勧められた『介護する息子たち』という本を探してみることにします。いま見たところ、お茶大図書館には電子版が、文京区の図書館には印刷版があるようです。

全国の大学図書館の蔵書を探せるCiNii Booksで検索すると2019年6月17日現在222館に所蔵されています。
https://ci.nii.ac.jp/ncid/BB23155914
こちらのページをみると、右下に「書き出し」というかたまりがあります。
  RefWorksに書き出し
  EndNoteに書き出し
  Mendeleyに書き出し
  Refer/BibIXで表示
  RISで表示
  BibTeXで表示
  TSVで表示
  ISBDで表示


読み込むプログラムに合わせて、これらのいずれかを使います。
RefWorksやEndNote、 Mendeleyは該当のボタンをクリックすればいいので、かんたんですね。ZoteroならRIS形式が読み込めるので、それをデスクトップ・アプリに取り込むことができます(もしくはウェブクリップ機能を使って取り込みます)。

この作業を開始する(該当ボタンをクリックする)前に、RefWorksならウェブサイトからログインしたり、Zoteroならデスクトップ・アプリを立ち上げておいたりすると、スムーズに作業ができるはずです。

どの文献管理プログラムでも、書籍や論文以外のリソースについて情報を入力することができます。このとき最終的な出力形式で必要な情報を不足なく入れておくことが大事です。また文献情報と合わせて個人ノートを書いておくこともできます。

EvernoteやDropboxをすでに利用しているのであれば、そうしたデータベースの情報と連携させておくこともできます(たとえばEvernoteのノートから共有リンクを生成して、それを文献管理プログラムの該当資料エントリーのフィールドにコピペしておくなど)。

文献情報は自動で入力する以外にも、手動で一つずつ入力することもできます。

■ あとで探しやすいように分類する
文献情報を取り込むのは大変簡単なので、文献管理プログラムのデータベースはなんでも入れがちになりますが、最初の入力時点で、フォルダ分けやタグ付けで、分類のところまでやっておくと、あとの作業が楽になります。

フォルダやタグは執筆課題ごとで分けておくのがおすすめです(出力時の手間を省くため)。具体的な課題が定まる前段階なら、テーマごとでも問題ありません。

いざとなれば全部検索できるとはいえ、未来の自分のために、分類しておく手間を最初は惜しまないのがコツです。

文献管理プログラムの各エントリーにはアブストラクトやノートのフィールドがあるので、資料の要約やキーワードを入れておくのも便利です。

■ 文献情報を出力する
必要な文献情報がすべて文献管理プログラムに入力できたら、それを出力することができます。

各プログラムにはMS Wordへの追加機能(アドオン)が用意されていますので、それを利用して引用参照していくことはもちろん、書き上げた論文の最後につける文献リストを作ることができます。ただし慣れないうちはとくに、要求されたスタイルに合わせた文献リストを作成する作業を提出締め切りギリギリにしてはいけません(経験者)。

ということで、最初の一件を入力したら、そのエントリーを選んで、出力の機能を一度試してみましょう。また、文献購読や勉強会などで報告担当者になったときに、レジュメの冒頭におく文献の基礎情報を、表記の確認を兼ね、文献管理プログラムからスタイルを指定して出力してみるのもおすすめです。

■ 使い方がわからないときは…
共通機能があるとはいえ、それぞれの文献管理プログラムには得意・不得意があります。各プログラムの運営組織や大学図書館、ユーザによって、便利な機能が紹介されています。

とくに初めて使うときには、画面の遷移をそのまま写している動画での解説が分かりやすいです。たとえばこういう動画があります(音がなくても理解できます・まどろっこしい部分や不必要な部分は飛ばしても大丈夫です)。
  ● Mendeley文献情報を集める編 オンライン講習会
    https://www.youtube.com/watch?v=Qx8vzA0LdJc
  ● RefWorks(Legacy Version)の使い方 - 基本から実践まで
    https://www.youtube.com/watch?v=htEVdDVw6_k
  ● Learn Zotero: Step by step tutorial
    https://www.youtube.com/watch?v=HwCL3qozuB4
  ● EndNoteの基本的な使い方
    https://www.youtube.com/watch?v=j9ybysg7nZU

文献管理プログラムを使うと、他の人と文献情報を共有することも容易にできます。グループ課題や共同研究に取り組むとき、同じ資料を参照したり、自分が見つけた資料を仲間に紹介したりするときに、文献情報ごと共有することができます。また同じプログラムを利用している仲間と情報交換できると心強いものです。周囲でこうしたプログラムを使っている人がいないか(身近にいなければLALAデスクで聞いてみてください)、使ったことのある人がいれば感想も合わせて、聞いてみましょう。